Documentos de un Flujo

El objetivo de un flujo es que todos los participantes realicen las acciones solicitadas sobre los documentos contenidos en el mismo.

Para facilitar la tarea del proceso, y dado que no siempre es necesario que todos los documentos sean firmados, se permite la clasificación de ellos en 3 posibles categorías, tal como se describe a continuación.

Categoría de documentos

Los documentos de un flujo pueden ser clasificados en estas categorías. En las dos primeras de ellas solamente pueden ser completadas por el titular del flujo, y al momento de ser creado.

• Principal
  En esta categoría solamente pueden ser agregados documentos que deben a ser firmados/aprobados por todos los participantes (actores).
  Solo el titular del flujo puede completar este grupo, y todos los documentos deben ser de formato PDF. Aquellos que no se encuentren en este formato podrán ser transformados por el SecureDOC para cumplir este requerimiento.

• Adicional
  En este grupo se encuentran documentos agregados por el titular del flujo pero que no van a ser firmados por los actores.
  Pueden ser documentos que asisten al flujo y pueden ser de cualquier tipo.

• Propio
  El titular de un flujo puede permitir que otros actores adjunten documentos al flujo antes de que completen su paso. Las opciones posibles son:

  • No permitir adjuntar documentos

  • Permitir adjuntar

  • Permitir adjuntar y firmar documento

  • Permitir adjuntar y debe firmar los documentos adjuntos

Tipos de documentos

Un usuario puede adjuntar cualquier tipo de documento; pero cuando alguno de ellos debe ser firmado, entonces el formato debe ser PDF.

Para facilitar la tarea SecureDOC permite que algunos tipos de documentos (principalmente imágenes y documentos Office) sean transformados a PDF. Es responsabilidad de aquel que adjunta el documento verificar que la transformación se ha realizado de manera correcta.

Cuando un documento es transformado a PDF, y dependiendo de la categoría del mismo, SecureDOC permite también conservar el documento original.

Es importante recordar que solamente documentos PDF serán firmados.