Flujo

Un flujo presenta un conjunto de pasos que deben ser completados por cada uno de sus participantes.

El titular (owner) de un flujo es aquel que lo crea y tiene todo el control sobre el mismo hasta su finalización; pero una vez iniciado no podrá ser modificado. Los participantes (denominados actores), de esta manera, pueden confiar que, al momento de participar en el mismo, no se producirá un cambio sobre el mismo hasta que termine.

Un flujo tiene definiciones generales (tal como una descripción), documentos (adjuntados por el titular o por los actores), pasos (cada una de las acciones que debe realizar sus participantes) y el formato de las comunicaciones que van a recibir los participantes.

Cada flujo debe contener como mínimos los siguientes elementos:

• Título

• Al menos 1 documento principal para firmar

• Al menos 1 paso

Características generales

Además del título, entre las características general del flujo se encuentran:

• Descripción
  texto que acompaña al flujo y puede ser de utilidad para su detalle

• Fecha y hora de expiración
  los actores pueden cumplir sus pasos hasta el momento que se haya indicado en la fecha-hora de expiración. Por defecto, cuando un flujo es creado, se asigna una fecha de 3 días, hasta las 23:59.
  Cuando un flujo ha expirado, el titular del mismo puede extender el periodo o cancelar el flujo.

Documentos

El objetivo de un flujo es que todos los participantes realicen las acciones solicitadas sobre los documentos contenidos en el mismo.

Podemos clasificar los documentos en 3 categorías:

• Principales
  En esta categoría solamente pueden ser agregados documentos que deben a ser firmados/aprobados por todos los participantes (actores).
  Solo el titular del flujo puede completar este grupo, y todos los documentos deben ser de formato PDF. Aquellos que no se encuentren en este formato podrán ser transformados por el SecureDOC para cumplir este requerimiento.

• Adicionales
  En este grupo se encuentran documentos agregados por el titular del flujo pero que no van a ser firmados por los actores.
  Pueden ser documentos que asisten al flujo y pueden ser de cualquier tipo.

• Propios
  El titular de un flujo puede permitir que otros actores adjunte documentos al flujo antes de que completen su paso.
  Las opciones posibles son:

  • No permitir adjuntar documentos

  • Permitir adjuntar

  • Permitir adjuntar y firmar documento

  • Permitir adjuntar y debe firmar los documentos adjuntos

Si los documentos deben ser firmados, entonces SecureDOC debe tranformar todos los archivos posibles a formato PDF para poder proceder.

Pasos y templates de flujos

Un flujo contiene un conjunto de pasos que deben ser completados por cada uno de sus actores.

Estos pasos pueden estar ordenados de manera secuencial (un actor podrá realizar su tarea una vez que el anterior haya completado su paso), o en paralelo (todos los actores pueden participar al mismo tiempo sobre el flujo).

El titular del flujo debe definir al menos un paso completando los datos del actor (nombre, apellido y correo electrónico), y el tipo de acción requerida (firma, aprobación o confirmación).

Tipo de acción

Los siguientes tipos de acciones pueden ser requeridas a un actor:

• Firmar digitalmente
  El actor debe usar su certificado para agregar su firma sobre cada uno de los documentos correspondientes.
  Debe indicar la razón de la firma y el país. Opcionalmente puede incluir la provincia.
  El usuario puede adjuntar una imagen a su firma.

• Aprobar
  Cuando el actor aprueba su paso, una firma digital es incluida en los documentos utilizando un certificado propio del sistema. De esta manera queda reflejada la operación sobre los documentos.
  El actor debe autenticarse nuevamente con su contraseña para poder completar esta operación.

• Confirmar
  Al Confirmar un paso, el usuario informa su participación en el flujo.
  Su participación queda registrada en el flujo, pero no en los documentos.

Otros tipos de acciones serán inforporadas en futuras versiones de SecureDOC.

Firma Digital / Aprobación

Este tipo de acciones cuentan con varios parámetros que pueden ser definidos por el titular del flujo al crear el paso.

El primero de ellos es determinar en qué página se desea que la evidencia de firma quede registrada (primera, última, invisible o página de firma) y la posición dentro de la misma (encabezado, medio o pie de página).

Un tipo especial de formato es “Estampa”. Este formato de firma exige que se adjunte una imagen, será incluida sobre la página de firma, y se puede seleccionar qué porcentaje de la página puede ser ocupado por la imagen.

Templates de Pasos

Cuando un usuario crea una nueva secuencia de pasos puede salvarla como un template para que pueda ser usado nuevamente.

Si se selecciona un template salvado es posible realizar cambios sobre el mismo y ser actualizado nuevamente.

Los templates son propios de cada usuario.

Templates predefinidos

Existen perfiles predefinidos que pueden ser utilizados para facilitar la carga y reducir los errores. Entre ellos podemos mencionar:

• Flujo con Oblea Final
  Este flujo definido con este template define lo siguiente:
  1) el último paso será de formato Estampa, tal como está definido anteriormente,
  2) los pasos previos serán de firma digital, sobre el encabezado de la página adicional de firma
  3) el orden de pasos será secuencial.
  

Secuencia de Estados

Cada flujo cumple una secuencia de estados tal como se muestra en el gráfico adjunto.

La transición entre cada uno de los estados posible a la acción que realiza un actor, o el scheduller de SecureDOC.

Los estados posibles de un flujo son:

• draft
  corresponde a aquellos flujos que se están editando pero que aún no han sido iniciados por su titular,

• in_progress
  el flujo ha sido iniciado, no ha expirado y aún no se han cumplido todos los pasos,

• rejected
  cuando alguno de los pasos es rechazado por su actor entonces el flujo es movido a este estado,

• cancelled
  el titular de un flujo puede cancelar un flujo siempre que el mismo se encuentre en progreso o expirado,

• expired
  si el flujo no es completado en el plazo indicado por el titular, entonces el mismo es marcado como expirado. Solo el titular del flujo puede volver a activar el flujo indicando una nueva fecha de expiración,

• destroyed
  por últimos, aquellos flujos que ha sido cancelados pueden ser destruidos por el titular o ser dispuestos por SecureDOC después de un periodo de inactividad.

Visualización de flujos por usuario

Más allá del estado que tiene un flujo, tal como se ha descripto anteriormente, cada usuario puede organizar los flujos en los que participa en tres tipo de listas, o visualizaciones:

• Activos
  muestra todos aquellos flujos sobre los cuales el actor tiene algún interes actual. Conceptualmente sería como una lista de expedientes que se quieren matener sobre un escritorio,

• Archivados
  en esta vista se encuentran aquellos flujos que desean archivar. Un usuario puede archivar aquellos flujos que desea conservar,

• Borrados
  en esta vista se encuentran todos aquellos flujos que no se desean conservar. Conceptualmente representa la papelera.