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Título
Al menos 1 documento principal para firmar
Al menos 1 paso
Características generales
Además del título, entre las características general del flujo se encuentran:
Descripción
texto que acompaña al flujo y puede ser de utilidad para su detalleFecha y hora de expiración
los actores pueden cumplir sus pasos hasta el momento que se haya indicado en la fecha-hora de expiración. Por defecto, cuando un flujo es creado, se asigna una fecha de 3 días, hasta las 23:59.
Cuando un flujo ha expirado, el titular del mismo puede extender el periodo o cancelar el flujo.
Documentos
El objetivo de un flujo es que todos los participantes realicen las acciones solicitadas sobre los documentos contenidos en el mismo.
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Si los documentos deben ser firmados, entonces SecureDOC debe tranformar todos los archivos posibles a formato PDF para poder proceder.
Pasos y templates de flujos
Un flujo contiene un conjunto de pasos que deben ser completados por cada uno de sus actores.
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El titular del flujo debe definir al menos un paso completando los datos del actor (nombre, apellido y correo electrónico), y el tipo de acción requerida (firma, aprobación o confirmación).
Tipo de acción
Los siguientes tipos de acciones pueden ser requeridas a un actor:
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Otros tipos de acciones serán inforporadas en futuras versiones de SecureDOC.
Firma Digital / Aprobación
Este tipo de acciones cuentan con varios parámetros que pueden ser definidos por el titular del flujo al crear el paso.
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Un tipo especial de formato es “Estampa”. Este formato de firma exige que se adjunte una imagen, será incluida sobre la página de firma, y se puede seleccionar qué porcentaje de la página puede ser ocupado por la imagen.
Templates de Pasos
Cuando un usuario crea una nueva secuencia de pasos puede salvarla como un template para que pueda ser usado nuevamente.
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Los templates son propios de cada usuario.
Templates predefinidos
Existen perfiles predefinidos que pueden ser utilizados para facilitar la carga y reducir los errores. Entre ellos podemos mencionar:
Flujo con Oblea Final
Este flujo definido con este template define lo siguiente:
1) el último paso será de formato Estampa, tal como está definido anteriormente,
2) los pasos previos serán de firma digital, sobre el encabezado de la página adicional de firma
3) el orden de pasos será secuencial.
Secuencia de Estados
Cada flujo cumple una secuencia de estados tal como se muestra en el gráfico adjunto.
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draft
corresponde a aquellos flujos que se están editando pero que aún no han sido iniciados por su titular,in_progress
el flujo ha sido iniciado, no ha expirado y aún no se han cumplido todos los pasos,rejected
cuando alguno de los pasos es rechazado por su actor entonces el flujo es movido a este estado,cancelled
el titular de un flujo puede cancelar un flujo siempre que el mismo se encuentre en progreso o expirado,expired
si el flujo no es completado en el plazo indicado por el titular, entonces el mismo es marcado como expirado. Solo el titular del flujo puede volver a activar el flujo indicando una nueva fecha de expiración,destroyed
por últimos, aquellos flujos que ha sido cancelados pueden ser destruidos por el titular o ser dispuestos por SecureDOC después de un periodo de inactividad.
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Visualización de flujos por usuario
Más allá del estado que tiene un flujo, tal como se ha descripto anteriormente, cada usuario puede organizar los flujos en los que participa en tres tipo de listas, o visualizaciones:
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