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En SecureDOC se encuentran definidas diversos elementos que se describen a continuación para tener una mejor comprensión del servicio.

Tenant

Un Tenant es el elemento más abarcativo para organizar los flujos, usuarios y documentos.

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Cada Tenant pertenece a una organización, y una organización puede operar múltiples Tenants. No existe transmisión de permisos, flujos o documentos entre Tenants sino que cada uno de ellos es tratado de manera indivitualindividual.

Cada Tenant puede hacer uso de servicios extenos comunes, tales como los certificados disponibles en Alison-Server o una política de validación provista por el Servidor de Validación (Debbie).

Usuario

Un usuario es un elemento individual, administrado por su titular, y que puede operar sobre varios Tenants. Su identificador es único y es creado por primera vez que el usuario interactúa con el sistema, sin importar al Tenant en cuestión.

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• AutoRegistro
  Si el Tenant tiene habilitada la opción de Auto-Registro, un individuo puede crear un usuario y operar en el Tenant. El perfil que tendrá dentro del mismo será el que el Administrador del Tenant haya definido como “default” para nuevos usuarios.

• Invitación
  El individuo recibe una invitación para unirse al Tenant. Esta función puede ser generada por el Administardor Administrador del Tenant y el individuo recibirá un correo electrónico para completar el proceso y registar registrar la contaseña contraseña de su usuario. El perfil asignado en este caso también será el perfil Default del Tenant.

• Participación
  Un individuo recibe un correo eletrónico electrónico que le solicita su participación en un flujo. Este tiene una secuencia casi similar al paso de invitación, pero en este caso el usuario tendrá asignado el perfil Guest.
  El perfil Guest tiene valores reservados por el sistema con respecto a permisos para minimizar la exposición de información.

Perfil (rol)

Un perfil representa varios elementos tales como:

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• visualización de otros usuarios: el perfil puede limitar si un usuario puede observar a otros participantes del Tenant

• cantidad de créditos iniciales: cuando un administrador asigna un usuario a un Tenant y el consumo de créditos esté contabilizado por usuario, entonces se le asigna esta cantidad inicial de créditos para que pueda crear flujos.

• permisos: los permisos asignados por el administrador al perfil son aplicados sobre el usuario en su relación con el Tenant. Dado que un usuario puede actuar con distintos perfiles para cada Tenant, entonces los permisos sobre cada uno de ellos puede ser distinto.
  Entre los permisos que podemos mencionar se encuentran:

  • Listar Flujos

  • Crear Flujos

  • Borrar Flujos

  • Aprobar/Rechazar flujos

  • Listar Flujos de terceros (reservado para auditores que requieren ver todos los flujos de un Tenant)

  • Administrar Tenant

• notificaciones: cada perfil tiene definidas un conjunto de notificaciones por defecto. Estas noficaciones notificaciones pueden ser cambiadas por el usuario cuando edita su propia configuración.
  Entre los tipos de notificaciones se encuentran:

  • Como participante del flujo:

    • Flujo creado

    • Flujo cancelado / rechazado

    • Flujo finalizado con éxito

    • Requiere firmar o aprobar un flujo

  • Como titular del flujo:

    • Flujo vencido

    • Flujo finalizado con éxito

    • Paso completado por un partificipanteparticipante

Relación entre Tenant / Usuario / Perfil

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Las características de cada Tenant son definidas y configuradas por usuario que son SuperAdministradores. Estos usuarios cuentan con privilegios que permiten definir caracteríscas características que son propias de cada Tenant, entre las que se encuentran:

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