En SecureDOC se encuentran definidas diversos elementos que se describen a continuación para tener una mejor comprensión del servicio.
Tenant
Un Tenant es el elento elemento más abarcatibo abarcativo para organizar los flujos, usuarios y documentos.
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Un usuario es un elemento individual, administrador administrado por su titular, y que puede operar sobre varios Tenants. Su idenficador identificador es único y es creado por primera vez que el usuario inteactúa interactúa con el sistema, sin importar al Tenant en cuestión.
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Los datos de un usuario, tales como nombre, apellido, teléfono, correo eletrónicoelectrónico, etc son únicos y son administrados por el propio usuario, sin importar sobre qué Tenant esté trabajando. Lo mismo ocurre con su contraseña.
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Un perfil representa varios elementos tales como:
cantidad de crétidoscréditos asignados al asignar asociar el perfil
pemisos permisos sobre documentos y flujos
notificaciones recibidas durante el tratamiento de un flujo
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visualización de otros usuarios: el perfil puede limitar si un usuario puede observar a otros participantes del Tenant
cantidad de créditos iniciales: cuando un administrador asigna un usuario a un Tenant y el consumo de créditos esté contabilizado por usuario, entonces se le asigna esta cantidad inicial de créditos para que pueda crear flujos.
permisos: los permisos asignados por el administrador al perfil son aplicados sobre el usuario en su relación con el Tenant. Dado que un usuario puede actuar con distintos perfiles para cada Tenant, entonces los permisos sobre cada uno de ellos puede ser distinto.
Entre los permisos que podemos mencionar se encuentran:Listar Flujos
Crear Flujos
Borrar Flujos
Aprobar/Rechazar flujos
Listar Flujos de terceros (reservado para auditores que requieren ver todos los flujos de un Tenant)
Administrar Tenant
notificaciones: cada perfil tiene definidas un conjunto de notificaciones por defecto. Estas noficaciones pueden ser cambiadas por el usuario cuando edita su propia configuración.
Entre los tipos de notificaciones se encuentran:Como participante del flujo:
Flujo creado
Flujo cancelado / rechazado
Flujo finalizado con éxito
Requiere firmar o aprobar un flujo
Como titular del flujo:
Flujo vencido
Flujo finalizado con éxito
Paso completado por un partificipante
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Un Individuo puede tener un usuario que es identificado por medio de su correo electrónico.
Cada usuario administra su información personal y contraseña, y puede cambiarla y actualizarla; inclusive puede cambiar su correo electrónico.
El hecho de que cambie su correo electrónico no afectará a los flujos existentes y activos, pero podría llegar a afectar a las notificaciones desde otros usuarios que tengan registrado entre sus contactos el correo electrónico previo.
Cada usuario puede actuar en uno o varios TenantTenants, y lo hará en cada uno con un perfil propio de cada Tenant; en otras palabras: un usuario puede tener un Perfil de administrador en un Tenant y ser Invtado Invitado en otro.
Las características de los Perfiles de cada Tenant son definidas por los Administradores del Tenant; asi así como la asignación del Perfil al usuario.
Cuando un individuo recibe un correo para participar en un flujo de un Tenant al que no pertenece previamente, el sistema le asigna el perfil Guest, que cuenta con los permisos como para actuar sobre el flujo. El administrador puede posteriormente elevar los privilegios de dicho usuario en el Tenant asignándole otro perfil.
No existe (hasta el momento) la posibilidad de compartir información entre Tenants; es decir, un flujo, documento, perfil, etc, son solamente accesibles y administrables por usuarios que cuentan con algún permiso dentro del Tenant.
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